Meest gestelde vragen of FAQ

Hoe werkt online boekhouden eigenlijk?

Simpel uitgelegd: u krijgt van ons een online tool, u laadt uw documenten op, wij koppelen met andere systemen waar mogelijk en verwerken uw documenten dagelijks, u volgt mee en kan 24/7 uw cijfers opvolgen!

Wil je het in detail uitgelegd hebben?  Klik hier door naar onze pagina met alle details

Is online boekhouden wel veilig?

Jazeker! Uw gegevens worden bewaard in de cloud. Wij werken met Exact Online, Yuki en Octopus, die samenwerken met gecertificeerde hosting providers.  Hun datacentra staan bekend als de veiligste ter wereld. Werken in deze online systemen gaat steeds via een beveiligde verbinding, versleuteld volgens industriële standaarden. Onafhankelijke experts testten de beveiliging. Van alle data wordt dagelijks ook een back-up gemaakt. Uw data wordt dus wel degelijk bewaard.

Bovendien kan u zelf exports nemen van uw data indien u bepaalde zaken ook nog lokaal wil bewaren

Moet ik bepaalde software installeren?

Neen, er hoeft niets geïnstalleerd te worden op uw computer. Het enige wat u nodig heeft is een laptop, desktop, tablet en een werkende internetconnectie. Wij regelen voor u de toegang tot ons online platform.  U ontvangt via email een login en paswoord. U hebt altijd en overal toegang (zowel op Mac als Windows, tablet of smartphone) Al uw documenten zijn steeds raadpleegbaar, gegevens zijn eenvoudig delen met collega’s en u bespaart een hoop papierwerk!

Wat als de software wijzigt? Moet ik dan updates installeren of bijbetalen?

Neen, aanpassingen aan het systeem gebeuren automatisch achter de schermen. Bij het inloggen krijgt u dus altijd de meest recente versie te zien.  U hoeft ook niets extra te betalen voor deze upgrades.  Deze zitten steeds in uw prijs vervat!

Met welke systemen werken jullie?

Wij werken met verschillende Online pakketten, waaronder YUKI (www.yuki.be), Exact Online (www.exact.com/benl) en Octopus (www.octopus.be).  Wij kijken echter steeds uit naar nieuwe zaken en opteren ervoor om onze keuze breed te houden.  Op deze manier blijven wij steeds op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen en kunnen we steeds een vinger aan de pols houden.  Er zijn verschillen tussen deze systemen afhankelijk van de voorkeuren en de wensen van de klant stellen wij het ene of het andere systeem voor.  Zo heeft u steeds het voor u meest optimale systeem beschikbaar.

Is er een pakket waar u graag mee werk?  Laat het ons weten!

Heb ik een opleiding nodig om het systeem te gebruiken?

Onze systemen zijn zeer gebruiksvriendelijk en vereisen weinig opleiding. Wij leggen u de werking van het systeem persoonlijk uit en u krijgt ook een beknopte handleiding ter beschikking.  U kunt ook gebruik maken van ons video kanaal waar u allerhande tutorials kan vinden. Bijkomende vragen kunnen telefonisch worden beantwoord en wij bieden ook online support aan waarbij we uw scherm overnemen en het systeem live aan u voorstellen waarbij u direct kunt meevolgen.

Is Online Boekhouders een erkend boekhoudkantoor?

Jazeker! eenieder die in België de titel boekhouder wil voeren moet aangesloten zijn bij het beroepsinstituut voor erkende boekhouders en fiscalisten (BIBF)  Online Boekhouders is onderdeel van STAXX bvba, een erkende boekhoudvennootschap.  Dit betekent dat de meerderheid van de aandeelhouders van de vennootschap en de zaakvoerders erkende boekhouders-fiscalisten zijn.  Ons aansluitingsnummer vind je onderaan onze homepage. Je dossier is dus in goede handen!

Wat is het verschil met een 'gewone' boekhouder?

Waar je bij een gewone boekhouder je papieren fysiek binnenbrengt, breng je ze bij ons digitaal binnen.  Je kan ze opladen, doorsturen via email of scannen via je mobiele telefoon. Dit bespaart je een pak werk op het einde van het kwartaal/maand en geeft ons ook de mogelijkheid om je documenten onmiddellijk te verwerken.  Zo krijg je direct een zicht op je cijfers en hoef je niet te wachten tot het einde van een kwartaal of een jaar.

Er zijn ook koppelingen mogelijk met je bank, facturatietool, kassa of webshop zodat je deze info niet meer hoeft aan te leveren.

Zien we elkaar dan nooit? Hoe werkt de samenwerking dan?

Face 2 face contact zal inderdaad zeer beperkt zijn, echter als je ons of je dossierbeheerder wil zien dan ontmoeten we elkaar via video meeting.

Wij sturen je een linkje door en we kunnen onmiddellijk met elkaar praten, net alsof we elkaar face 2 face zien.    Er hoeft niets speciaal geïnstalleerd te worden.

Is online samenwerking niet onpersoonlijk? Is er dan regelmatig contact?

Net niet!  Vele klanten die overstapten van een ‘klassieke’ boekhouder melden ons dat ze hun boekhouder maximaal 1 x per jaar effectief onmoeten.

Bij ons is er zeer regelmatig contact maar dan via andere kanalen zoals telefoon, email, chat, whatsapp, sms, video call…  Wil je echt face to face met ons samenzitten dan kan dat ook.

Kan ik zomaar veranderen van boekhouder?

Jazeker! Ben je niet tevreden of voel je dat je boekhouder niet op dezelfde golflengte zit, aarzel dan niet om de samenwerking te stoppen.  Overstappen van boekhouder kan op gelijk welk ogenblik maar er zijn wel een aantal zaken waar je best rekening mee houdt. Wij helpen je hierbij en zorgen voor een vlotte overgang van je dossier Lees alvast ons blogartikel hierover voor meer informatie.

Wat is de beste periode om over te schakelen van boekhouder?

In principe kan je op gelijk welk ogenblik overschakelen.  Echter om dubbele kosten te vermijden is het best dat je overschakelt op het einde van een afgewerkte periode (kwartaal/jaar) Wij nemen contact op met je huidige boekhouder en bespreken met hem/haar hoe we de overgang best inrichten.  Je hoeft daar zelf geen actie in te ondernemen.

Kan mijn boekhouder moeilijk doen wanneer ik wil overschakelen?

Elke boekhouder is gebonden door een deontologische plicht.  Wanneer je als klant wenst over te stappen naar Online Boekhouders is je huidige boekhouder verplicht alle informatie door te geven aan ons.  Zelfs al zijn er problemen geweest in de samenwerking . Je oude boekhouder kan en mag dus geen documenten achterhouden die het werk van de nieuwe boekhouder zouden belemmeren.

Online Boekhouders contacteert zelf je boekhouder en neemt de nodige stappen voor de overname van het dossier.

Wat als ik ooit weer terug wil overschakelen naar een andere boekhouder?

Dat hopen we alvast niet!  We doen er alles aan om u tevreden te stellen.

Is het om een of andere reden toch het geval dan kunt u heel gemakkelijk uw gegevens exporteren en doorgeven aan uw nieuwe accountant/boekhouder.  Ook zijn wij als kantoor verplicht om volledige medewerking te verlenen mocht u wensen over te schakelen.

Hoe word de prijs samengesteld?

Goeie vraag! Zoals je op onze tariefpagina kan lezen is de prijs van je dossier afhankelijk van heel wat factoren: Hoe groot is je onderneming? Waar ligt je focus?  Wat verwacht je van je boekhouder?  Wil je zo goedkoop mogelijk werken?  Wil je iemand die ervaring heeft in je sector?  Wat verwacht je naar communicatie?

Allemaal factoren die een prijszetting danig kunnen beïnvloeden.  Wij hebben hiervoor een handige online vragenlijst ontwikkeld op basis waarvan wij je een gerichte prijs kunnen bezorgen.  Je vindt hem terug op onze tariefpagina

 

 

Is de pakketprijs vast?

We rekenen inderdaad een vaste prijs per maand of per kwartaal op basis van de door jou aangeleverde info en wensen.   Op het einde van het jaar doen wij een wel evaluatie op basis van het effectief opgeladen documenten en de effectief gewerkte uren.  Dit omdat soms blijkt dat er meer documenten worden opgeladen dan vooraf ingeschat.  Ook weten we niet steeds welke zaken gedurende het jaar kunnen wijzigen in uw situatie.  

Eventuele prijsaanpassingen zijn in samenspraak met u als klant en in functie van de groei (of verminderde activiteit) van uw onderneming.  U krijgt dus steeds een prijs op maat van uw onderneming!

Hoe gebeurt de facturatie?

  • Onze facturen worden verstuurd per email en aan het begin van elke periode voor de volgende periode.  We zijn immers Online Boekhouders 😉
  • De betaling gebeurt per domiciliëring.
  • U ontvangt 4 of 12 facturen per jaar (afhankelijk van uw voorkeur van aanrekening per maand of kwartaal)  Er wordt geen aparte factuur opgemaakt voor de jaarafsluiting!

Waarom wordt er een opstarkost aangerekend?

De opstart van uw dossier betekent dat we een aantal zaken in gang zetten.  Wij voeren volgende activiteiten voor u uit

  • opstart dossier en verzamelen informati
  • aanmaak opdrachtbrief
  • aanmaak volmachten (op papier en elektronisch)
  • aanmaak documenten in het kader van de anti-witwas wetgeving
  • aanmaak login van uw portaal,
  • activatie van het online boekhoudpakket
  • opvragen van uw dossier bij uw vorige boekhouder
  • Activatie automatisch inlezen van uw bankuittreksels (indien van toepassing)
  • Het beantwoorden van uw vragen naar aanleiding van de opstart.

De opstartkost wordt u eenmalig bij het begin van de samenwerking aangerekend

Hoe worden extra zaken aangerekend?

Deze worden afgerekend aan een vast gemiddeld uurtarief van 75 EUR/uur (excl. BTW)  Wij sturen u indicatie van de kostprijs vooraf zodat u voor geen verrassingen komt te staan!

Wat met advies?

In ons pakket is advies inbegrepen, je kan ons dus steeds contacteren per email, chat of telefoon voor een korte vraag.

Heb je een meer uitgebreide adviesvraag? boek dan zelf een afspraak van 15 of 30min in onze agenda en wanneer het jou past.  Je ziet ook onmiddellijk onze beschikbaarheid.

 

 

Wat bij fiscale controle?

Een fiscale controle schrikt vele mensen af, maar is niet altijd slecht nieuws!

Een fiscale controle wordt in 95% van de gevallen aangekondigd.  Meestal stelt de controleur eerst een vragenlijst op die wij voor jou beantwoorden.  Hiermee kan hij reeds aan de slag en hiervoor hoeven we ons niet te verplaatsen.

Wil de controleur nadien bij jou op het bedrijf afspreken, dan zorgen wij ervoor dat wij erbij kunnen zijn om je dossier en je belangen te verdedigen.

Staat uw vraag er niet tussen?

Klik de gewenste vraag open in het overzicht met meest gestelde vragen om het antwoord te lezen. Heb je toch nog een vraag die niet in deze lijst voorkomt, aarzel dan niet ons een mailtje te sturen met uw vraag: info@onlineboekhouders.be.
Meest gestelde vragen of FAQ