Heb je ooit al gehoord van Evernote? Neen? Dan moet je onderstaande zeker eens lezen. Voor mij persoonlijk is dit het centrum van mijn administratie, zowel privé als professioneel. Hieronder vertel ik jullie waarom jullie deze fantastische tool moeten uitproberen.

Evernote is perfect om notities te nemen

Ik heb de gewoonte om notities te nemen bij elke elke vergadering die ik bijwoon. Dit is gewoon erg handig en zo heb ik een spoor van wat er tijdens de vergadering werd afgesproken. Ik heb een aantal vaste templates opgemaakt die ik gewoon kopieer en invul tijdens de meeting. Zo heb ik mijn meeting minutes zo goed als klaar zodra de meeting is afgerond. U kunt gemakkelijk foto’s, screenshots, geluidsopnames en bijlagen toevoegen aan de notitie. U kunt ook een koppeling naar andere Evernote notities bijvoegen en dit is erg handig! Zo kunt u bijvoorbeeld een to do lijst bijhouden in een aparte notitie en die koppelen aan de meeting minutes.

Eenvoudig content toevoegen

Met de Evernote Web Clipper kunt zeer eenvoudig inhoud toevoegen vanuit verschillende web browsers (Chrome, Safari, IE, Firefox) U kunt screenshots nemen, pdf’s, e-mails en zelfs MS Office-bestanden toevoegen en later doorzoeken. Er zijn ook een heleboel apps die gekoppeld zijn aan Evernote die u in staat stellen om content heel eenvoudig toe te voegen. Vb. met Soundever op mijn Iphone kan ik onderweg berichten en notities inspreken en opnemen. Zodra ik thuis ben staat de gesproken notitie te wachten op mijn desktop! U krijgt ook een evernote email adres dat is gekoppeld aan uw account. Forward gewoon uw mails (met bijlage) naar dit adres en ze verschijnen in je account.

Documenten doorzoeken

Met Evernote (ga naar de website) kan u niet alleen documenten en notities opzoeken, maar u kunt ook zoeken op de inhoud van de documenten zelf. Er wordt gebruik gemaakt van OCR technologie waardoor ook teksten in foto’s en PDF herkenbaar en doorzoekbaar worden.

Een digitale archief

Notities kunnen worden beheerd in notebooks en via het gebruik van labels kunt u nog verder detail toevoegen. Op deze manier hebt u een gemakkelijk doorzoekbaar digitaal archief. U kunt notebooks beheren per project, per regio, per persoon en taggen op de manier die u wil. Evernote voegt (in de achtergrond) ook een tijdstempel en een locatie toe aan elke notitie. De zoekfunctie is sterk en er kan gezocht worden op al deze verschillende parameters.

Evernote als GTD tool

U kunt Evernote instellen als Getting Things Done tool. Het is zeer geschikt voor het verzamelen van allerlei content die u kunt organiseren en verwerken op een gestructureerde manier. Takenbeheer en instellen van herinneringen aan notities is mogelijk. Meer hierover in volgende posts.

Synchroniseren met Evernote

Er bestaat een Evernote versie voor desktop, tablet en smartphone. Er is ook een webversie. Daardoor hebt u toegang tot uw documenten waar en wanneer u maar wil. De data wordt gesynchroniseerd waardoor alle documenten in via alle kanalen up-to-date gehouden worden.

Notities delen

U kunt notebooks of notities printen en delen met vrienden, familie of collega’s. Elke notitie krijgt een unieke url waardoor enkel de link moet worden doorgestuurd, en niet de bijlage zelf. Past u het document ondertussen nog aan, dan kan de ontvanger gewoon de link verversen en krijgt hij de laatste versie te zien. Super handig.

Evernote is gratis

En het beste van allemaal, Evernote is volledig gratis. De Premium-versie geeft u offline toegang, een grotere upload capaciteit en doorzoekbare PDF’s, maar de gratis versie is al meer dan de moeite waard.

Wens je meer informatie over dit onderwerp of ben je nog op zoek naar een online boekhouder, aarzel dan niet om ons te contacteren. Samen met jou werken wij op een correcte, efficiënte en kostenbewuste manier aan jouw boekhouding.

Auteur: Tom Dewaele, zaakvoerder Online Boekhouders en erkend boekhouder-fiscalist BIBF